Складской учет — что это такое, правила ведения и организации на предприятии

Независимо от вида деятельности или типа производимых товаров, перед руководством любой компании стоит задача правильной организации экономики. Поэтому очень важно знать правила ведения и организации складского учета (хранения) материалов предприятия. Это обеспечивает точный контроль движения товаров и постоянное распознавание изменений. Правильный подход к решению этой проблемы помогает предотвратить экономические потери и даже увеличить прибыль. Кроме того, это благотворно влияет на конкурентоспособность и привлекает новых партнеров и инвесторов.

Содержание статьи:

• Определение
• Законодательные акты
• Важные определения
• Для чего это необходимо
• Организация
  

  • Использование карточек
  • Контрольные остатки
  • Партионная

• Где применяются складские помещения
• Разновидности складов
• Кто несет ответственность
• Нюансы хранения
• Как вести
• Базовые складские манипуляции в магазине
• Необходимые документы
  

  • Документы, применяемые при приеме товара
  • Документы, применяемые при хранении, транспортировке и отпуске продукции

• Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство
• Актуальность складской автоматизации
• Ответственность
• Применение журналов при сортовом осмотре
• Как проводится уценка ТМЦ
• Системы управления
• Основы складского учета и делопроизводства: актуальные программы
• Заключение

Определение

Данный термин необходим для уточнения постоянного и количественного учета, осуществляемого в помещениях, созданных для хранения товаров. Реализация предусматривает наличие специальной регистрационной карточки, утвержденной законодательством Российской Федерации и позволяющей свободно записывать различные материалы в кладовку. Их поступление оформляет МОЛ (менеджер или кладовщик), который подписывает составленный трудовой договор. В договоре сразу указывается объем выполняемой работы и уровень ответственности, возлагаемой на сотрудника в случае утери хранимого объекта.

Законодательные акты

Основным документом, регулирующим данный вопрос, является Приказ Министерства финансов Российской Федерации № 44н от 9 июня 2001 года. Однако кредитные и бюджетные компании не пополняют список подотчетных ему лиц. Согласно этому закону, только специально назначенные ключевые менеджеры могут вести учет на складах. Данная резолюция уточняет перечень ценностей, которые относятся к МПЗ и требуют хранения.

Важные определения

Учет товаров на складе: что это такое, как его вести, его нюансы, требования, нормативные факторы и функции? Это не исчерпывающий список вопросов, которые необходимо знать любой компании, планирующей добиться успеха на современном рынке. Однако прежде чем перейти к этим вопросам, необходимо понять следующие термины, которые составляют основу этой отрасли:

• Склад — это помещение, созданное и эксплуатируемое для временного или постоянного хранения товарно-материальных ценностей с целью подготовки к дальнейшему использованию в производственных целях или для отгрузки клиентам;
• Инвентаризационные описи — это ценные объекты, перечисленные в качестве таковых в пункте 2 ПБУ 5/01.

В качестве МПС могут выступать:

• Предметы, сырье или полуфабрикаты, которые служат основой для создания товаров для продажи или других областей деятельности компании;
• Ценные предметы готовятся к продаже;
• Финансовые ресурсы, используемые для обеспечения хозяйственных и административных нужд компании.

МПЗ не учитываются.

• Активы, предназначенные для использования в течение длительного периода времени (рассматриваются как основные средства);
• Незаконченные товары.

Для чего это необходимо

Организация складского учета товарных запасов должна контролировать следующие параметры:

• Остаточное количество и номенклатура продуктов в кладовой или на торговой площадке;
• Показатели продаж;
• Срок годности;
• Расчетный период;
• Групповые продажи товаров.

Кроме того, учет помогает предотвратить потерю, порчу и повреждение имущества. Финансовые инвестиции, потраченные на создание автоматизированной системы, окупаются в первые несколько дней после внедрения.

Организация

Компетентные организационные меры являются ключом к успеху любой компании. Для долгосрочной стабильности и эффективности работы используются системы пакетного и сортового учета. Сегодня существует несколько способов создать наиболее удобные условия хранения, экономя время и повышая производительность.

Использование карточек

Там, где основой складского учета являются оборотные ведомости, две вышеуказанные стратегии задействованы одновременно. Первый подразумевает использование карт, которые открываются со всеми видами товаров и материалов. В нем отображается информация о количественных итогах, где заполняется название первичного учетного документа. Использование карты также необходимо для того, чтобы показать баланс на первый день и расчет ежемесячного оборота. Это позволит вам составить отчет о продажах и сравнить данные карты с данными, предоставленными вашей бухгалтерией.

Контрольные остатки

Его отличительной особенностью является отсутствие необходимости привлечения бухгалтера для составления оборотной документации. Это реализуется в контексте субсчетов, групп продуктов и балансов, используемых в денежных единицах. Все операции выполняются МОЛ и заносятся в бухгалтерскую книгу или журнал. Bf. Департаменты получают первичные документы и несут ответственность за сопоставление полученной информации.

Партионная

Отличие заключается в отдельном хранении каждой стороны, которая имеет свою собственную карточку с двумя копиями. Один из них отправляется в бухгалтерию, а второй остается в кладовой и считается чувствительным к регистру. При заполнении данного акта сотрудники обязаны указать дату, время, номер, вид транспорта, реквизиты поставщика, наименование продукции, место отгрузки, вес и сорт. После того как все партийные запасы исчерпаны, менеджер и мерчендайзер оставляют на карточке свои личные подписи и отправляют ее бухгалтеру для дальнейшей проверки. Если выявлена недостача, она списывается на логистические затраты (при условии, что показатель не превышает допустимую норму потерь).

Где применяются складские помещения

Складское хранение необходимо для хранения и осуществления подготовительных мероприятий для отгрузки в производственный цикл или реализации потребителям. Как правило, они используются для экономии определенного периода времени.

• Товары для продажи;
• Готовая продукция, назначение которой еще не определено;
• Промышленное сырье;
• Запасные части, используемые для ремонта или других целей;
• Спецодежда или униформа.

Разновидности складов

В настоящее время существует три основных типа хранилищ. Первый основан на следующих функциях:

• Материал — необходим для хранения ценностей, используемых в промышленных процессах;
• Внутрипроизводственные — внецеховые и внутрицеховые, где хранятся активы, необходимые для стабильного функционирования предприятия.

В зависимости от типа хранимого ресурса существуют следующие типы:

• Универсальный — относится почти ко всем МПЗ;
• Целенаправленный — «заточенный» под конкретные объекты.

Последняя классификация основана на местоположении.

• Централизованная;
• «Между» — кладовые расположены на территории предприятия.

Кто несет ответственность

Необходимая рабочая сила включает следующие квалифицированные специальности:

• Руководители — отвечают за организацию процессов среди своих подчиненных и несут ответственность за целостность ключевых ценностей;
• Кладовщик — рассматривает имеющиеся в наличии продукты;
• Грузчики — перемещают МПЗ в кладовые и на предприятия или загружают их в транспортные средства;
• Младший рабочий персонал — поддерживает соблюдение территориальных стандартов чистоты и гигиены.

Нюансы хранения

Для обеспечения стабильности и правильной работы необходимо учитывать ряд важных аспектов, таких как:

• Обязательное наличие устройств хранения MPZ;
• Хранение всех типов, марок, сортов и партий в отдельных ячейках;
• Привлечение измерительного оборудования;
• Укладка активов на хранение производится на одной стороне, а на выдачу — на противоположной;
• Рациональное распределение свободных площадей;
• Инновационная автоматизация задач и процессов, выполняемых на складе;
• Однородные активы выдаются в определенной последовательности («старые» в основном приобретаются).

Как вести

Выбрать единственный универсальный метод практически невозможно. Это зависит от количества номенклатуры и ассортимента продукции. Сегодня используются следующие методы:

• Номенклатура — не предлагает разделения на группы (все продукты имеют индивидуальные карточки). Подходит для небольшого ассортимента;
• Сорта — объединения по группам и подгруппам проводятся с учетом положения отдельных продуктов;
• Партия — одновременно может быть одним из основных и вспомогательных методов. Удобство проведения расчетов с поставщиками различно;
• Принятые товары, получившие партионную соль, учитываются паралельно, после чего все поставки делятся по сортам.

Базовые складские манипуляции в магазине

Основные процессы, выполняемые компанией, включают:

• Капитализация товаров, полученных от поставщиков, пересчитывается далее;
• Проверка сопроводительного документооборота;
• Внесение данных в установленные формы (с использованием бумажных или компьютерных технологий);
• Доставка товаров в торговый зал или сразу клиенту;
• Внесение информации об отгруженной продукции в специальные формы;
• Инвентарь;
• Учет счетов — это уведомление при возникновении изменений;
• Вытаскивайте при проверке на наличие повреждений или недостачи;
• Настройте параметры продукта.

Необходимые документы

Все операции, выполняемые в кладовой с помощью MPZ, должны правильно отображаться в соответствующей ведомости. Ключевая документация необходима для подтверждения всех процедур, выполняемых с активом. Она регулируется законодательством Российской Федерации и может привести к серьезным последствиям в случае ее захоронения.

Документы, применяемые при приеме товара

Список документов:

• Счет-фактура поставщика;
• M-4. приходный складской ордер;
• M-5. товарная накладная;
• M-7. акт приемки продукции;
• Счета-фактуры на закупку;
• Торг-1. акт приемки материалов;
• Torg-2. действовать при несоответствии качества и количества при приемке ЦА.

Документы, применяемые при хранении, транспортировке и отпуске продукции

Список статей:

• Торг-11. товарные ярлыки;
• M-17. карточки учета материалов;
• M-11. требования к уровню;
• TORG-13. документация для внутреннего перемещения и передачи товаров;
• M-15. документы о выпуске материалов;
• ТОРГ-12. заявление о содержимом упаковки; ТОРГ-16;
• TORG-16. амортизированная продукция.

Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство

Каждая компания заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать экономических потерь, рекомендуется соблюдать следующий алгоритм действий

• Поставщик поставляет продукт вместе со всей необходимой документацией;
• Проверьте ТСД и сравните фактические данные с информацией на бумаге;
• Заполнение регистрационного журнала;
• Отправка товаров на склад и подготовка квитанций;
• Регистрация внутреннего документа ТОРГ-12 (в пути с кладовой);
• Подготовка кассовых ордеров;
• Печать информации о запасах и ревизии.

Актуальность складской автоматизации

Технологические процессы могут значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Автоматизированные системы не только значительно сокращают время на подготовку и заполнение документов, но и позволяют контролировать все текущие операции удаленно через Интернет. Автоматизация позволяет анализировать запасы, распределять объекты по зонам хранения, управлять бронированием, облегчать инвентаризацию и значительно увеличивать свободную площадь. На протяжении многих лет компания Cleverence успешно продвигает на рынок высококачественную продукцию, которая с помощью современного программного обеспечения может гарантировать долговечность оборудования.

Ответственность

Поскольку инвентарь представляет собой значительную часть активов компании, уполномоченный персонал всегда несет ответственность за любые проблемы или нарушения, которые могут возникнуть. Эти нюансы всегда указываются в трудовых договорах, заключаемых с работниками. Основными нормативными положениями являются Налоговый кодекс № 120 и Трудовой кодекс РФ № 232, 241 и 243.

Применение журналов при сортовом осмотре

Чтобы реализовать этот метод в рабочем процессе, сотруднику магазина необходимо открыть одну или несколько страниц журнала товаров для всех типов и наименований товаров. Их количество зависит от объема операций. Заголовок такой карточки содержит информацию о тематической статье, ее названии и типе. Свободное пространство на бумаге заполнено информацией о доходах, расходах и остатках. Законодательство Российской Федерации допускает использование нескольких форм журнала, поэтому вы можете выбрать наиболее подходящий для вас вариант.

Как проводится уценка ТМЦ

Знание того, как отслеживать материалы на складе, не помешает вам сократить расходы. Чтобы сделать это правильно, необходимо заполнить соответствующий акт, составленный в двух экземплярах (первый идет вашему бухгалтеру, второй — руководителю). Подпись ставит только ответственное лицо, представляющее комитет. В некоторых случаях допускается приложить к счету-фактуре один экземпляр.

Системы управления

Для улучшения работы компании руководство привлекает специальные программы. Существует несколько типов и структур, но они выполняют схожие функции. Среди них:

• Распределение материалов по ячейкам хранения, партиям и МОЛам;
• Динамический пересчет остаточной продукции;
• Управление грузами во время транспортировки;
• Привлечение нескольких методов формирования товарных цен;
• Инвентаризация с последующей отчетностью;
• Подготовка приемных и складских заказов;
• Переоценка товаров.

Основы складского учета и делопроизводства: актуальные программы

Существуют различные программные пакеты, наиболее популярным из которых является одноименная программа 1С. Это программное обеспечение позволяет организации одновременно отслеживать несколько направлений своей экономической деятельности. Он управляет правилами продаж, ресурсами, средствами, закупками и поставками. Основными преимуществами «1С» являются простота использования, полное соответствие российскому законодательству и возможность его адаптации с учетом индивидуальных требований.

Заключение

Организация стабильной и эффективной работы в любой компании — это кропотливая задача, требующая ответственного подхода со стороны руководителей и работников. Однако правильное внедрение документации и изучение всех производственных нюансов значительно облегчит эти процессы и увеличит прибыль. Одним из ключевых элементов компании является понимание того, как вести учет товаров и материалов на складе. Эти знания могут помочь улучшить качество обслуживания, ускорить доставку и увеличить продажи. Организации, заинтересованные в личном развитии и повышении своей конкурентоспособности, обязаны обладать навыками ведения бухгалтерских операций.